Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi; E-račun i javna nabava

Obveze iz Zakona o elektroničkom izdavanju računa - NOVA brošura, Svibanj 2019.!

Na 9. sjednici Hrvatskog Sabora održanog dana 12. listopada 2018. godine donesen je Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi. 

Navedeni Zakon možete pronaći na linku Narodnih Novina https://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2018_10_94_1817.html 

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi 

(NN 94/2018) 

Prema njegovim odredbama, od 1. prosinca 2018. godine, svi računi koji se izdaju prema obveznicima javne nabave, dakle javnim i sektorskim naručiteljima, moraju biti izdani u standardiziranom elektroničkom obliku, kao .xml obrazac. To vrijedi za sve račune po postupcima male i velike vrijednosti, ali isto tako i u postupcima jednostavne nabave.


Svi naručitelji su obvezni primjenjivati ove odredbe, i to u odnosu na sve račune koje zaprimaju - u postupcima velike vrijednosti, male vrijednosti te u postupcima jednostavne nabave.


Dakle, naručitelji su obvezni zaprimati elektroničke račune i prateće isprave, obrađivati ih, izvršiti elektroničko plaćanje, te ih arhivirati na isti način – elektronički.


U drugoj fazi, od 1. srpnja 2019. godine, isti naručitelji, ako su u ulozi ponuditelja, bit će u obvezi i sami izdavati elektroničke račune prema drugim naručiteljima.


Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi (NN 32_2019)  od 29.03.2019.

Pravilnik o vrsti naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi (NN 39_2019)  od 29.03.2019. 

Pročitajte što ukratko donose novi pravilnici: Pravilnici o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.


Prema Zakonu o elektroničkom računu u javnoj nabavi:

eRačun jest račun koji je izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku pogodnom za automatsku i strojnu obradu, što je isključivo XML format računa.


Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa:
1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan,sat i minuta)
2. razdoblje koje račun obuhvaća
3. podaci o prodavatelju
4. podaci o kupcu
5. podaci o primatelju plaćanja
6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja
7. upućivanje na ugovor
8. detalji o isporuci
9. upute za plaćanje
10. podaci o naknadama ili davanjima
11. podaci o stavkama na računu
12. ukupni iznos računa
13. raščlanjeni prikaz PDV-a.


Osim navedenih elemenata, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke koje zahtijevaju posebni porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.

Najznačajnije prednosti e-računa su smanjenje administrativnih troškova pripreme, ispisa i kuvertiranja računa. Nema troškova poštarine, puno je kraće vrijeme isporuke i pohranjivanje u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu.


Uvođenjem obveze izdavanja eRačuna u javnoj nabavi ubrzat će se poslovni procesi javne nabave, smanjiti troškovi poslovanja javne uprave i gospodarskih subjekata te povećati transparentnost. 

Javni se sektor transformira za uvođenje digitalnih procedura u postupak fakturiranja te se uklanjaju prepreke u prekograničnoj trgovini na području Europske unije. Time se uspostavlja cjelovit proces integrirane elektroničke javne nabave, od objave nadmetanja, preko e-dostave ponuda, nadzora izvršenja ugovora, e-Računa i e-Plaćanja. 

INFORMACIJSKI POSREDNICI


Ključna karika u lancu izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa leži u informacijskim posrednicima.

Zakon definira informacijskog posrednika kao pravnu osobu koja, u skladu s europskom normom, pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.

Centralnu ulogu navedene provedbe odrađuju informacijski posrednici (skraćeno IP). 

Naručitelji koji se 100% financiraju iz proračuna – koriste FINA servis zaprimanja i slanja elektroničkih računa, idu preko FINE; ostali naručitelji mogu birati informacijskog posrednika.
 
Dakle, sektorski naručitelji kao i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na području Republike Hrvatske ili druge države članice.

Za zaprimanje i izdavanje elektroničkih računa naručitelji mogu prilagoditi svoje postojeće ERP sustave za upravljanje što bi moglo biti optimalno rješenje. Za ovaj dio je odgovoran sam naručitelj, kao i za način na koji će posložiti svoj vlastiti put kolanja računa, unutar svoje organizacije (urudžbiranje, ovjeravanje, likvidatura, arhiviranje).

ZAPRIMANJE RAČUNA (FINA)

Naručitelji imaju izbor odabrati način zaprimanja računa putem FINE:

  • Direktno u svoj računovodstveni sustav (ERP sustav) – zahtijeva prilagodbu i integraciju sustava sa servisom e-Račun za državu (za integraciju i prilagodbu naručitelji su odgovorni sami – informatička služba ili održavatelj) - Ovaj način je bolji za velike naručitelje, s većim brojem računa

  • Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu – računi se zaprimaju kroz web aplikaciju – naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu – ovaj način ne zahtijeva prilagodbu i integraciju; način koji je bolji za naručitelje s manjim brojem računa

E-RAČUN U JAVNOJ NABAVI I EOJN


Što se tiče obveza naručitelja glede postupaka javne nabave, nakon ostvarenja svih preduvjeta za nesmetani rad s elektroničkim računima, naručitelj mora prilagoditi i tekst dokumentacije o nabavi u relevatnim dijelovima. 
Znači, potrebno je u dokumentaciji navesti da će naručitelj, od datuma kojega odredi (na početku primjene), zaprimati isključivo elektroničke račune te dati relevatne informacije gospodarskim subjektima u svezi navedenog.
S obzirom da naručitelji imaju i postojeće ugovore važenja i u idućem razdoblju, npr. sklopljenih na razdoblje jedne ili više godina, potrebno je obavijestiti ugovorne ponuditelje o načinu i vremenu prelaska s papirnatih na elektroničke račune.
Isto tako, prilikom pripreme poziva na nadmetanje kod svakog postupka nabave unutar EOJN, u dijelu „Priprema postupka i obavijesti o nadmetanju“,potrebno je označiti „Da“ na upit o elektroničkim računima, kao što je vidljivo na priloženoj slici.




EUROPSKA NORMA


Zakonu o elektroničkom računu prethodila je europska norma za elektronički račun koju je 28. lipnja 2017. objavio Europski odbor za normizaciju (CEN) kao i prateće dokumente definirane EU Direktivom 2014/55/EU od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.

EU je još kroz naprijed navedenu Direktivu o e-računu predvidjela donošenje europske norme za e-račun kao podloge za stvarnu realizaciju projekta elektroničkog računa unutar i između zemalja Euroske unije. Obvezu uspostave i načina korištenja norme preuzeo je Europski odbor za standardizaciju (normizaciju) - European Committee for Standardization (CEN) te je uslijedilo osnivanje niza odbora međunarodnog karaktera s ciljem usuglašavanja i uspostave elemenata norme prilagođenih za sve zemelje članice EU. Nastavno na održane radionice (CEN Workshop o e-računu) kroz sadržaj, preporuke, kodove, ankete, digitalne potpise, arhiviranje, posrednike, model specifikacija, itd., dogovoreno je korištenje standarda - OASIS standard UBL 2.1, odnosno donesena je europska norma EN 16931-1:2017 (CEN) (u RH - HRN EN 16931-1:2017).

Glavna odlika i misao vodilja europske norme za e-račun je interoperabilnost, kako unutar pojedine zemlje, tako i između država članica.

Objavljene norme i detaljnije na stranici Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta OVDJE.


Edukativni video o e-računu također od strane navedenog ministarstva nađite OVDJE.

FINA je postavila NOVU demo prezentaciju, točnije 4 videa: Forma za registraciju; Kreiranje dokumenta; Kreiranje novog dokumenta iz postojećeg i Pregled dokumenta (link).

Tags

Blog tags

Edukacije